Кадровые документы занимают большое место в делопроизводстве учреждения и касаются всех его работников. При этом набор таких документов не ограничивается заявлениями о приёме на работу или увольнении. Работники переводятся на другие должности, у них изменяются условия труда — всё это требует оформления кадровых документов, проведения процедуры ознакомления работников, подписания документов. Это — большие затраты времени, сил и бумаги. Электронные системы позволяют почти в 100 % случаев отказаться от бумажного оборота.

В Институте технологии лёгкой промышленности, моды и дизайна КНИТУ с февраля этого года проходит пилотное испытание системы кадрового электронного документооборота HRLink. Современная многофункциональная система позволяет осуществлять безбумажный оборот всех видов кадровых документов как от работодателя к работнику, так и обратно с использованием всех видов электронной цифровой подписи.

Новая система внедряется в рамках политики управления человеческим капиталом программы «Приоритет 2030», в которой участвует наш университет. К числу достоинств системы относятся её гибкость и универсальность, простота процесса подключения к системе и работы в ней. Система может быть установлена как на стационарный компьютер работника, так и на смартфон. Но главное достоинство — это, конечно, существенное ускорение прохождения кадровых документов.

О том, как проходит пилотный этап внедрения системы, рассказал начальник управления организационного и кадрового развития Ильгиз Харисов.

— На пилотном этапе внедрения протестировано направление документов от кадровой службы к работнику. Подключившиеся сотрудники имеют возможность видеть свои приказы и уведомления и подписывать их с использованием простой электронной подписи, формируемой прямо в системе. Эта возможность очень востребована сейчас, когда университет переходит на новую систему оплаты труда профессорско-преподавательского персонала и научных работников: формируется большое количество уведомлений, и благодаря электронной системе работникам ИТЛПМД не нужно лично приходить в кадровое управление и расписываться на бумажных экземплярах.

Управление ОКР осуществляет не только мониторинг технических аспектов внедрения системы.

— В ходе проведённого опроса пользователей выяснилось, что новая система практически в 99 % случаев удовлетворяет работников. Мы учли высказанную пользователями озабоченность о сохранности персональных данных: их хранение организовано на серверах сторонней организации, которая располагает необходимыми сертификатами соответствия. Передача информации осуществляется по защищённому каналу (с использованием специального программного обеспечения для надёжной шифровки данных). Всё это обеспечивает и бесперебойную работу системы, — сообщил Ильгиз Шамгунович.

Тестирование в рамках пилота направления обработки документов от работника к кадровой службе будет завершено в этом году, иными словами, работники получат возможность формировать в системе свои заявления, подписывать их электронной подписью и направлять работодателю.