Приказом ректора от 06.07.2011 №330 введена печать университета с изображением Государственного герба Российской Федерации и Альбом форм организационно-распорядительных документов университета.

Следовательно, с даты выхода приказа в университете прекращается оборот бланков, не представленных в Альбоме. Однако это не распространяется на документы, бланки которых утверждены вышестоящей либо специализированной организацией. Эти бланки, согласно приказа ректора от 04.02.2011 №50, руководители подразделений обязаны вводить в действие своим распоряжением в течении 10 дней с момента, когда стало известно об их утверждении. Хотя в приказе руководителям подразделений специально не вменяется заново утверждать формы этих бланков, тем не менее это придется сделать в ближайшее время.

В соответствии с Положением УОргДО организует тиражирования бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов.

Для этого типографским способом отпечатаны цветные бланки писем ректора, проректоров, директоров институтов и конкретного вида документа. Каждый бланк имеет индивидуальный номер. Выдача бланков будет осуществляться ОКиД на основе заявок от должностных лиц. При этом ответственность за хранение, использование по назначению и учет этих бланков переходит заявителю с момента получения им бланков.

Порядок применения бланков писем проректоров и директоров институтов

Для оформления письма ректора, проректора либо директора института необходимо открыть файл «Письмо ректора», «Письмо проректора» либо «Письмо директора института» соответственно. В этих файлах активированы строки, которые позволяют написать адресат (верхний правый угол) и текст письма (посередине). При этом уже выставлены рекомендуемые размеры, виды и типы шрифта, междустрочных интервалов, которые в случае крайней необходимости можно самостоятельно поменять.

Во избежание порчи бланков, которые являются подотчетными, остальные строки заблокированы – не надо пытаться копировать или менять их. Набранный текст отпечатывается на заранее выданном бланке.

Порядок применения бланка конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа университета применяется для оформления следующих организационно-распорядительных документов:

1. Акт о ликвидации;
2. Акт по вопросам основной деятельности;
3. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности университета;
4. Документация по распорядительной деятельности университета;
5. Документация по созданию университета;
6. Должностная инструкция;
7. Положение о структурном подразделении;
8. Постановление (решение) коллегиального органа по вопросам основной деятельности;
9. Правила внутреннего трудового распорядка;
10. Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;
11. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
12. Приказ о распределении обязанностей между руководством;
13. Приказ о реорганизации;
14. Приказ по вопросам основной деятельности;
15. Протокол коллегиального органа по вопросам основной деятельности;
16. Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;
17. Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива организации;
18. Справка по вопросам основной и кадровой деятельности;
19. Указание по вопросам основной деятельности;
20. Учредительный договор;

Для подготовки документа на бланке конкретного вида документа университета необходимо открыть файл «Документ 1». В этом файле активированы строки, которые позволяют написать название и текст документа.

При этом уже выставлены рекомендуемые размеры, виды и типы шрифта, междустрочных интервалов. Обращаем внимание, что вид документа обязательно должен быть написан прописными буквами шрифтом Times New Roman обычный кегль, размер 14 пт. Формат шрифта в тексте документа можно редактировать в крайнем случае.

Пример оформления титульного листа положения о структурном подразделении

Особенности подготовки документа по вопросам деятельности подразделения (приказ по институту, распоряжение руководителя структурного подразделения и т.п.)

Для подготовки такого документа необходимо открыть файл «Документ 2». В этом файле активированы строки, которые позволяют написать название и текст документа.

Сначала указывается полное наименование структурного подразделения, потом через пробел размером 14 пт. – наименование документа, затем следует текст документа.

Формы документов:

Письмо ректора

Письмо проректора

Письмо директора института

Документ 1

Документ 2