В КНИТУ активно идёт процесс внедрения системы кадрового электронного документооборота в работу всех подразделений вуза. Современная многофункциональная система HRLink внедряется в рамках политики управления человеческим капиталом программы «Приоритет-2030». Она позволяет осуществлять безбумажный оборот всех видов кадровых документов как от работодателя к работнику, так и обратно с использованием всех видов электронной цифровой подписи.

К полному переходу кадровые службы университета приступили после успешного завершения пилотного этапа внедрения, позволившего увидеть продукт в деле, предотвратить проблемы в его освоении. Впрочем, таковых практически не было: «В пилотном проекте наш институт был в течение года, все мы быстро перестроились, всё работает без нареканий», — оценила итоги пилота директор Института технологии лёгкой промышленности, моды и дизайна Наталья Тихонова.

В конце мая 2026 года процесс перехода на новую систему перешёл психологически важный рубеж — логин и пароль к системе КЭДО HRLink получил тысячный пользователь: им стала доцент кафедры биоинжиниринга и пищевых систем Гузель Давлетшина. «Юбилейное» подключение — хороший повод, чтобы поговорить с коллегами о том, как идёт внедрение КЭДО в КНИТУ.

— Система КЭДО как таковая для меня не стала новостью, я уже имею опыт работы в таких системах в коммерческих компаниях, — рассказала Гузель Давлетшина. — Поэтому к инициативе руководства КНИТУ о переходе на HRLink отнеслась положительно.

Точно так же систему оценил подключившийся к ней несколько позже директор ПИШ «Промхимтех» Руслан Палей: системы электронного оборота кадровых документов по факту давно стали стандартом корпоративного документооборота и подключение к такой системе КНИТУ, по мнению директора, — дело вполне закономерное.

В самом деле, через КЭДО HRLink работники вуза могут составить заявления по кадровым вопросам (чаще всего это предоставление отпуска), подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, обратиться к архиву кадровой документации — словом, не отрываясь от рабочего компьютера или смартфона проделать те рутинные операции, для осуществления которых сейчас надо распечатывать документы и наносить визит в кадровую службу: даже если идти нужно недалеко, всё равно для этого нужно оторваться от рабочего процесса, что для многих работников, особенно тех, кто трудится в кампусах на Сибирском тракте, совсем не позитивный фактор.

Что же касается разнообразия документов, нужда в которых возникает у пользователей системы, здесь на помощь приходят, во-первых, развитая библиотека шаблонов, а, во-вторых, интуитивно понятный интерфейс системы.

— Входишь в систему и такое впечатление, что ты в ней работал всегда, — делится Руслан Палей. — Всё чётко, понятно, структурировано, работает быстро и без сбоев.

Такие качества системы очень важны для коллективов, где доля возрастных сотрудников является достаточно высокой. Здесь приходит на помощь не только простой и продуманный интерфейс, но и возможность работать как компьютера-десктопа, так и со смартфона. Не секрет, что многие из пожилых людей, так и не освоив компьютер, быстро овладевают навыками работы со смартфоном, а как раз для смартфона HRLink разработал полноценную версию.

Для того, чтобы у вновь подключающихся пользователей не оставалось вопросов, для всех групп работников — сотрудников институтов, административного персонала — были в режиме реального времени организованы встречи с представителями фирмы-разработчика.

Все, с кем удалось обсудить впечатления от этих встреч в Круглом зале, отмечали стремление представителей HRLink максимально раскрыть перед пользователями все возможности работы с системой. Некоторых коллег, впрочем, обилие и детальность информации даже смутили: эффект «объясняли понятно, но было непонятно» зафиксировали сразу несколько наших собеседников.

— Конечно, представители разработчика полностью погружены в систему, они там всё смогут сделать с закрытыми глазами, и это сказывается на общении с теми пользователями, которые ещё не приступили к работе, — считает ещё один новый пользователь HR Link начальник учебной части военного учебного центра КНИТУ Андрей Новожилов. — Видно, что представители стараются максимально раскрыть специфику своего продукта. Но, конечно, чтобы вникнуть в неё, нужно начать работать с системой.

Военный учебный центр был в числе первых подразделений, кто в соответствии с графиком подключения начал работу с КЭДО после завершения пилотного этапа внедрения. Пока документов было не так много, рассказывает полковник Новожилов: летом обычно приходится прежде всего иметь дело с заявлениями, касающимися отпусков, а с этим в ВУЦ, структуре армейской, полный порядок: работники придерживаются заранее составленного графика. Впрочем, обстоятельства бывают всякие и как раз не так давно возникла необходимость в переносе отпуска одного из сотрудников: решали это дело уже с использованием новой системы. Справились!

— У нас состав достаточно возрастной, но освоение системы КЭДО идёт активно и успешно: сказывается наработанное за многие годы методическое мастерство, — с удовлетворением отмечает Андрей Новожилов.

Таким же образом складываются дела и в других подразделениях КНИТУ: HRLink оказался доступным для всех поколений. В любом случае, сотрудники кадровой службы университета подготовили и разместили на официальном сайте вуза подробные инструкции, с которыми можно будет ознакомиться в удобной для работника обстановке.

Очень удобной чертой системы HRLink Руслан Палей считает наличие оперативно приходящих уведомлений о движении документов:

— Удобно, что можно настроить уведомления и на корпоративную электронную почту, и на смартфон: это позволяет минимизировать задержки в обработке документов. У меня почти 50 сотрудников, именно в эти дни многие уточняют сроки отпусков, поэтому входящих документов немало и понимаю желание их авторов, чтобы руководитель поскорее эти заявления рассмотрел, — рассказывает директор ПИШ.

— Система предоставляет возможность контроля прохождения документов на всех этапах, — комментирует возможности КЭДО начальник управления организационного и кадрового развития КНИТУ Ильгиз Харисов. — Документы в системе, подписанные электронной подписью, имеют такую же силу, как и бумажные, а данные хранятся на надёжно защищённых серверах сертифицированного контрагента. Да, мы организовали встречи коллективов подразделений с представителями фирмы-разработчика, но, помимо этого, система имеет обширную и понятную для всех базу знаний, а техподдержке системы можно адресовать текущие вопросы.

Действительно, одна из ярких черт стиля работы службы сопровождения пользователей в HRLink — заинтересованность в складывании обратной связи, стремление учесть предложения и замечания клиентов.

А такие предложения есть и у пользователей из КНИТУ, включая тех, кто начал работу в HRLink относительно недавно.

— Было бы очень хорошо интегрировать работу HRLink и системы «Парус», которая используется у нас для оформления командировок, — предлагает Гузель Давлетшина. — Чтобы была возможность прикрепить копии документов для авансовых отчётов и избежать лишних распечаток и визитов в бухгалтерию и кадровую службу.

С этим предложением солидарен и Руслан Палей: оформление командировок в электронной форме на всех стадиях — практика всех больших компаний, тем более что сейчас всё чаще коллективы оказываются распределёнными по разным городам.

— Конечно, было бы хорошо интегрировать все приложения по кадровой линии, чтобы не нужно было «прыгать» из одного в другое, решая один и тот же вопрос, — считает Андрей Новожилов. — Унифицированный подход и к тому же сэкономил бы силы и время, нужные для освоения многих программ.

Кстати, по его мнению, через год стоило бы вновь устроить встречу с разработчиками: тогда уже все работники будут глубоко погружены в тему и накопятся актуальные вопросы.

Завершение основного этапа внедрения системы HRLink в масштабах КНИТУ ожидается до конца 2026 года.